Como tornar as reuniões mais eficazes?

É possível tornar as reuniões mais eficazes e produtivas, evitando assim grandes divagações e devaneios? O professor de MBA da FGV em Gerência de Projetos, Fernando Henrique da Silveira Neto, diz que sim e explica, em entrevista exclusiva ao Top Team, que dois fatores são fundamentais: planejamento cuidadoso e condução firme.

“Reuniões sem uma pauta distribuída antecipadamente com os assuntos a serem debatidos, sem hora de início e término e sem um líder apontado para conduzi-la já prenunciam problemas à frente. Um bom planejamento da mesma é absolutamente necessário”, defende Silveira Neto, que é autor dos livros “Ganhe Tempo Planejando: Seu Dia Pode Render Mais” e “Outra Reunião?”.

O professor complementa: “durante a reunião é fundamental uma condução voltada à obtenção de resultados. Para isso firmeza é importante, sem que se confunda isso com ser rude, indelicado ou mesmo grosseiro”.

Mas, reunião longa não é sinônimo de produtividade? Silveira Neto diz que não. Para ele,  a restrição de horário aumenta a objetividade e disciplina dos participantes. “Produtividade em reuniões também significa usar apenas o tempo e esforço necessários para se atingir os resultados esperados. Reuniões longas são a melhor solução quando não se quer obter resultados e produtividade. Além do mais, quem consegue que, numa reunião, seis ou oito participantes fiquem atentos e colaborativos por quatro ou cinco horas seguidas?”.